Revisão da Literatura

Contextualização histórica

Segundo Rocha, desde sempre o Homem sempre produziu informação, sendo que com o passar do tempo, foi necessário criar mecanismos que possibilitassem o registo da mesma, para que esta fosse recuperada de forma rápida e eficaz. Com o passar das décadas notaram-se grandes desenvolvimentos, nomeadamente ao nível do email, tanto para uso pessoal como profissional, o que veio facilitar a comunicação (Rocha, 2015, p.18)

            Desta forma, é necessário afirmar que o email tal como o conhecemos hoje, surge em 1971 nos Estados Unidos por um programador chamado Ray Tomlinson que combinou o uso da Advanced Research Projects Agency Network (ARPANET) e a rede de computadores que originou a internet para realizar o envio e leitura de mensagens simples. (Rocha, 2015, p.21).

            Com o passar do tempo, Tomlinson foi desenvolvendo cada vez o seu projeto, até que criou o primeiro programa de email, onde era possível ler seletivamente, listar, arquivar, encaminhar e responder a mensagens, sendo esse o ponto essencial de desenvolvimento da ferramenta. (Leiner, et al, 2009 apud Rocha, 2015, p.21).

            Tomlinson foi ainda responsável pela criação do aplicativo Send Message (SNDMSG), que permitiria a troca de mensagens entre utilizadores conectados no mesmo na mesma máquina computacional, sendo que para adaptar o aplicativo mencionado anteriormente, o programador teve que usar um protocolo de transferência de arquivos CYPNET, que possibilitava que qualquer indivíduo que estivesse ligado à ARPABET conseguisse trocar mensagens mesmo que não estivesse a utilizar a mesma máquina. (Rocha, 2015, p.21).

Fonte: ROCHA, C. F. C. Da – Gestão do e-mail : dos benefícios pessoais à eficiência organizacional – o caso do Instituto Politécnico de Viana do Castelo. Vila do Conde: Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão, 2015. Dissertação de Mestrado.

Como definir Email?

Segundo Silva, “o correio-electrónico (ou as formas inglesas hoje utilizadas universalmente – e-mail e o seu diminutivo mail) é um método que permite escrever, enviar e receber mensagens através de redes de computadores”. (Silva, 2008 apud Rocha, 2015, p.21)

Por outras palavras, a ferramenta refere-se a um sistema utilizado na produção, tramitação e receção de mensagens eletrónicas (documentos digitais), que se desenvolveu sobretudo ao aumento de utilização das TIC (Tecnologias de Informação e Comunicação), sendo que atualmente é utilizado por várias ou quase todas as organizações e por quase todos os indíviduos, necessitando assim de uma correta utilização, tornando-se imperativo que se consiga gerir o mesmo de forma a dar resposta ao grande volume de mensagens trocadas. (Conarq, 2012, p. 4)

            Neste âmbito, todas as organizações devem de estar conscientes da necessidade de existência de um documento orientador para a criação de uma política de gestão do email, sendo necessário adotar medidas que possibilitem uma gestão eficaz do mesmo, aplicando normas e procedimentos arquivísticos para o tratamento dos documentos digitais.

            Esta ideia de expansão e utilização do email tanto a nível pessoal como organizacional é defendida por Terra: “O email atualmente apresenta-se como um meio de comunicação incontornável tanto a nível pessoal como organizacional, justificando-se, por isso, uma atenção particular à sua gestão, tanto numa perspetiva teórica como do conhecimento das práticas de uso. “(Terra, 2018).

Fonte: CONARQ – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo [Em linha]. 2012. [Consult. 19 fev. 2020]. Disponível em WWW:<URL: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/Correio_eletronico_completo_2.pdf>

PROF REFERENCIA

Características

Como sabemos, o email, é hoje em dia uma ferramenta bastante utilizada e até mesmo considerada indispensável em algumas organizações. Essa dependência face à ferramenta, deve-se sobretudo a algumas características ou vantagens que estão presentes no email e que lhe conferem essa supremacia. Assim sendo, passamos a enunciar de seguida essas mesmas características:

• Permite a comunicação a longas distâncias;

• Permite a criação de filtros;

• Permite obter uma maior velocidade de transmissão;

• Permite uma redução de custos;

• Permite compor, enviar e receber mensagens;

• Possui facilidade de envio.

Fonte: CONARQ – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo [Em linha]. 2012. [Consult. 19 fev. 2020]. Disponível em WWW:<URL: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/Correio_eletronico_completo_2.pdf>

Fonte: ROCHA, C. F. C. Da – Gestão do e-mail : dos benefícios pessoais à eficiência organizacional – o caso do Instituto Politécnico de Viana do Castelo. . [S.l.] : Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão, 2015.